Att arrangera ett bra event handlar inte om att bjuda på det mest exklusiva, få till en inbjudan a la Bindefelt eller ha en minutiöst uppbokad agenda. Nej mina vänner, vad det verkligen handlar om är hur du som arrangör får gästen att känna sig. Även om du är nöjd har det ingen betydelse, om du har en missnöjd gäst. Här får du fem snabba tips du kan ta med dig till nästa gång du ska planera ett event. Anna Bältmark HR-strateg och projektledare.

1. Planering, planering och planering 
Även det som ser spontant ut behöver noga förberedas och planeras. När du känner dig trygg vågar du släppa på tyglarna och också kunna vara mer närvarande tillsammans med gästerna. Det som behövs är en tidsplan och en att-göra-lista där det framgår vem som är ansvarig för respektive område. Tänk på att föredragshållare behöver bokas långt i förväg, om du inte väljer att göra något eget nummer förstås.

2. Låt proffsen göra det de är proffs på 
Släpp kontrollbehovet och fördela ansvar och arbetsuppgifter till dom som har bättre kunskap och mer erfarenhet. Det spar tid och i slut ändan också pengar då du inte riskerar ”gör om gör rätt”. Här handlar det inte om att bevisa att man är mångsysslare, spar detta till något annat sammanhang.

3. Rätt information till rätt person 
Idag finns det fler än någonsin som har önskemål vad gäller kost. Och det finns inget som kan skapa så mycket irritation när det blir fel. Det handlar inte om raketforskning utan om rätt information till rätt person OCH att dubbelkolla. Alltid dubbelkolla. Om någon som är allergisk mot fisk får en laxbit, går detta inte att göra ogjort. Och i värsta fall blir det att ringa 112. När det blir rätt ger det gästen en känsla av att bli väl omhändertagen och kan också vara det som gör att gästen kommer tillbaka.  Så lämna inte över ansvaret av sådan här viktig information till någon som inte tar det på blodigt allvar.

4. Underhållning 
Om du väljer att ha underhållning, satsa då för guds skull på kvalitet. Om du vill skapa den där känslan av en god härlig stämningshöjare kan effekten bli det motsatta, om du till exempel väljer en budgetvariant såsom någons kompis som spelar dragspel och endast har tre låtar på sin repertoar. För den sakens skull behöver du inte välja U2 eller ABBA (vilket i och för sig inte är möjligt då de inte längre står på scen tillsammans). Det viktiga är att se till att ta in referenser, av någon du litar på, som bokat underhållningen tidigare.

5. Sist men inte minst
Kom alltid ihåg att göra en utvärdering, både med kunden och din personal. Det är bara så du kan bli ännu bättre.